¿Por qué necesitas un Project Manager en tu equipo?
Si nos basamos en las definiciones que encontramos en Internet, el Project Manager o gestor de proyecto es la persona responsable de plantear y salvaguardar la ejecución acertada de los pasos para llevar a cabo un proyecto. En otras palabras, es el perfil que coordina el trabajo del equipo para cumplir con los objetivos. Pero no es una tarea meramente de supervisión, sino también conlleva una gran dosis de creatividad y conocimiento de técnicas y herramientas que permiten mejorar los procesos. También, puede entenderse como una disciplina que incluye el planeamiento, la organización, la estrategia y el control de los recursos de un proyecto.
Desde siempre, las grandes empresas han invertido en un papel similar que se encargue de la responsabilidad en las tareas de gestión y supervisión. Pero, ¿Por qué es más importante hoy que nunca el papel del Project Manager? ¿Qué es lo que ha cambiado para que todas las empresas decidan incorporar uno en sus equipos?
La respuesta es sencilla: El contexto laboral en el que nos encontramos es muy cambiante y las estrategias varían en función de las exigencias externas a las empresas. Es por esto por lo que hoy más que nunca se apuesta por contar con un Project Manager, quien mantendrá el enfoque hacia los objetivos y tendrá en cuenta los factores externos a los que el equipo se enfrenta. A parte, ejecutar proyectos sin una buena gestión puede llevar al fracaso. A menudo se piensa que es una carga innecesaria para el presupuesto. Sin embargo, los especialistas en gerencia de proyectos son quienes mantienen unidos al equipo de trabajo y al cliente o consumidor.
Así que podemos decir que el project management efectivo significa mucho más que mantener el triángulo de hierro de la administración de proyectos (presupuesto, tiempo y alcance) bajo control. Además, crea una visión de éxito y pone a todos en la misma página. Cuando los proyectos se gestionan adecuadamente, hay un impacto positivo que llega más allá que simplemente entregar el producto o servicio. Entonces, ¿Por qué es tan importante tengas uno en tu equipo?
Alineamiento estratégico: Cuando los objetivos de los proyectos se alinean estrechamente con los objetivos estratégicos del negocio se está entregando un plan en las mejores condiciones. Por supuesto, a medida que avanzan, es posible que surjan riesgos, que se presenten problemas o que incluso la estrategia pueda cambiar. Pero un especialista en manejo de proyectos se asegurará de que la realineación sea la adecuada.
Liderazgo: El liderazgo permite que un equipo haga el trabajo de la mejor forma posible. Proporcionan liderazgo y visión, motivación, elimina obstáculos e inspiran al equipo a hacer su mejor trabajo, pues ayudan a mantenerse en la ruta y también aseguran líneas claras de responsabilidad con enfoques claros y objetivos bien definidos. Con un project manager, no hay confusión acerca de quién está a cargo y en control de lo que esté sucediendo en un proyecto. También, ayudan a cumplir todos los procesos.
Planificación realista: Garantizan que se establezcan las expectativas adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto. Sin una gestión adecuada, se pueden establecer estimaciones presupuestarias y plazos de entrega de proyectos erróneos. Por ejemplo, proyecciones demasiado ambiciosas o carentes de una visión de estimación análoga de proyectos similares. Están dispuestos a negociar plazos razonables y alcanzables entre las partes interesadas. Es decir, entre los equipos y la administración. Con demasiada frecuencia, la urgencia puesta en la entrega compromete los pasos necesarios y, en última instancia, deteriora la calidad del resultado del proyecto. Todos sabemos que la mayoría de las tareas tomarán más tiempo de lo previsto inicialmente, así que son capaces de crear un proceso claro, con plazos alcanzables.
Control de calidad: Por lo general, los proyectos también están bajo una enorme presión para completarse. Sin un gerente de proyecto dedicado, que tenga el apoyo y la aceptación de la gestión ejecutiva, las tareas se subestiman, los horarios se ajustan y los procesos se apresuran. El resultado de un proyecto acelerado es una producción de mala calidad. Se encargan de que se tenga el tiempo y los recursos para entregar y se aseguran de que producción muestre calidad en cada etapa. La buena gestión exige fases bien definidas en las que los equipos puedan evaluar la producción, la calidad, la aplicabilidad y el retorno de la inversión.
Gestión de riesgos: La gestión de riesgos es crítica para el éxito del proyecto. La tentación de barrerlos debajo de la alfombra, nunca hablar de ellos con el cliente o equipo y esperar lo mejor, puede que sea algo que suceda. Pero tener un proceso robusto en torno a la identificación, gestión y mitigación de riesgos es lo que ayuda a prevenir que los riesgos lleguen a convertirse en problemas. Las buenas prácticas de la gerencia de proyectos requieren que se analicen cuidadosamente todos los riesgos potenciales, se cuantifiquen y se desarrolle un plan de mitigación contra ellos y un plan de contingencia si alguno de ellos se materializa. Naturalmente, los riesgos deben priorizarse de acuerdo con la probabilidad de que ocurran y las respuestas apropiadas se asignen. Por lo tanto la forma en que lidian con el cambio y adaptan planes es clave para el éxito.
Procesos ordenados: Garantizan que se sigan los procesos adecuados durante todo el ciclo de vida del proyecto. Muchas empresas grandes y conocidas tienen procesos de planificación reactiva. Sin embargo, la reactividad, a diferencia de la proactividad, a menudo puede hacer que los proyectos entren en modo de supervivencia. Esto es cuando los equipos se separan, las tareas se duplican y la planificación se vuelve pobre, creando ineficiencia y frustración en el equipo. La planificación de los procesos puede marcar una gran diferencia, ya que el equipo sabe quién está haciendo qué, cuándo y cómo. El proceso adecuado ayuda a aclarar roles, racionalizar procesos e insumos, anticipar riesgos y crea los controles y equilibrios. Así se puede garantizar que el proyecto esté continuamente alineado con la estrategia general.
Supervisión continua: La presentación de informes puede sonar aburrida e innecesaria, y si todo va de acuerdo a lo planeado, puede parecer una documentación sin sentido. Pero la supervisión continua del proyecto, asegura que se está siguiendo adecuadamente el plan original y eso es fundamental. Cuando se cuenta con la supervisión correcta, es fácil ver cuándo un proyecto comienza a desviarse de su curso previsto. Cuanto antes pueda detectar la desviación del proyecto, más fácil será corregir el curso. Los project managers generan regularmente informes de progreso o de estado fácilmente digeribles que permiten a las partes interesadas realizar un seguimiento. Típicamente, estos informes proporcionan información sobre el trabajo que se completó y planificó. Estos datos son invaluables no sólo para rastrear el progreso, pues ayudan a los clientes, equipos o socios a ganar la confianza de otras partes interesadas en su organización.
Aprendizajes: Ayudan a la compañía a aprender de los éxitos y fracasos. Usan retrospectivas o comparten resultados del análisis del proyecto. Así pueden considerar qué salió bien, qué no salió tan bien y qué se debe hacer diferente para el próximo proyecto o siguiente paso. Sin estos aprendizajes, los equipos a menudo seguirán cometiendo los mismos errores, una y otra vez y de esta forma se puede armar un mejor plan de trabajo.
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